Questions fréquentes

FAQs
Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur Beevent...


A propos de Beevent


Encourager l'émergence d'un évènementiel responsable. Nous souhaitons créer un ecosystème vertueux permettant à chacun de s'engager de manière simple et pragmatique. Un espace dans lequel engagement RSE et développement économique peuvent cohabiter. 

C'est Peio Dubarbier, fondateur précedemment de l'agence évènementielle deal4event, qui a imaginé le concept Beevent. 

https://www.linkedin.com/in/peio-dubarbier-a615a946/ 

Chez Beevent, nous pensons que devenir un acteur responsable va de pair avec gagner des parts de marché. 

Nous le prouvons concrètement en associant notre Label d'excellence avec une plateforme de sourcing permettant de connecter les prestataires responsables avec leurs futurs donneurs d'ordre. 

- Evaluation et labelisation des évènements

- Evaluation et labelisation des prestataires évènementiels

- Beevent sourcing : plateforme de sourcing RSE 

- Beevent Network : contenus des experts pour trouver l'inspiration et apprendre

- Beevent Stories : blog actu proposé par la team Beevent

Beevent est une plateforme digitale d'engagement RSE, elle fonctionne comme une boite à outils permettant aux acteurs évènementiels d'agir pour développer un évènementiel responsable. 

Nous avons 3 valeurs cardinales : 

- L'engagement : nous sommes résolus à transformer le secteur évènementiel et nous ne reculerons pas. 

- La bienveillance : nous voulons encourager les efforts et inclure dans le processus tout le monde, y compris les acteurs qui n'ont pas encore engagé leur transition RSE

- La responsabilité : nous proposons une boite à outil mais c'est aux acteurs eux-même d'agir et de se prendre en main. 

 

Beevent repose sur 3 dimensions : 

- Un label : permettant de mesurer les évènements et les prestataires qui les concoivent. 

- Une communité : des outils permettant de motiver et d'engager ses partenaires à rentrer dans le mouvement pour un évènementiel durable et positif (Invitation partenaires et plateforme de sourcing)

- Un contenu : proposé par des experts pour s'inspirer des meilleurs.

Notre réferentiel d'évaluation est performant pour 3 raisons :

- Parfaitement adapté aux problématiques du secteur évènementiel

- Rigoureux d'un point de vue méthodologique, il respecte l'ensemble des normes internationales

- Bienveillant : il cherche l'adhesion du plus grand nombre en se montrant simple et accessible

L'inscription se fait simplement en créant un compte, en choisissant un identifiant et un mot de passe. 

L'accès à Beevent est gratuite, pour les prestataires comme les organisateurs.


 

Les participants peuvent accompagner le mouvement de différentes manières :

  • Donner leurs avis sur les évènements auxquels ils ont participés
  • Améliorer leur culture RSE sur Beevent Stories
  • Contribuer grâce à notre plateforme participative Beevent Network

Beevent s’adresse aux principaux acteurs du monde évènementiel : organisateurs d’évènements et prestataires évènementiels.

La RSE désigne la Responsabilité Sociétale des Entreprises. Elle englobe la responsabilité environnementale (Impact d’une entreprise sur l’environnement) et sociale (Impact d’une entreprise sur ses parties prenantes : employés, fournisseurs, clients)

En synthèse, cela signifie être une organisation qui prend en considération dans son activité sa responsabilité en termes d’impact environnemental (son impact sur la nature) et social (son impact sur ses parties prenantes : employés, fournisseurs, clients).


Référentiel d'évaluation Beevent


Notre référentiel se présente comme un questionaire qualitatif. 

Il couvre l'ensemble des grands enjeux RSE, autour de 2 grands piliers, environnement et social

Le système de notation est construit autour d'une notion d'engagement :

- A l'arret / O point (= aucune action engagée)

- Engagé / 50 points (= Mise en mouvement sur la question)

- Performant / 75 points (= Actions régulières sur la question / politique structurée)

- Inspirant / 100 points (= Actions systématiques sur la question / politique structurée / indicateurs de performance)

 

Car il apporte des avantages clés sur le marché : 

- Il est totalement adapté au secteur évènementiel

- Il est simple et accessible tant sur la forme que sur le fond

- il répond à l'ensemble des normes internationales de référence dans le monde de la RSE 

Notre référentiel a une double application : 

- Evaluation des prestataires évènementiels

- Evaluation des évènements organisés

Il est unique pour 3 raisons :  

- Il est totalement personalisé. Tout au long du processus de construction, nous avons fait appel à des professionnels de l'évènementiel afin de proposer des questions réellement adaptées à vos enjeux métier. Au final 5 questionnaires spécifiques sont proposés correspondant aux 5 activités principales (Lieux, traiteurs, activité-expérience, logistique, technique-digital)

- Il est méthodologiquement rigoureux : L'outil suit parfaitement les normes RSE en terme d'enjeux stratégiques sociaux et environnementaux (Norme ISO 26000 / 17 ODD ONU).

- Il est bienveillant : le système de notation, la formulation des questions, les règles de labelisation, ou bien encore le système de recommandation ciblée sur les enjeux faibles, tout est fait pour reconnaitre les efforts. Ne pas juger, mais au contraire valoriser les acteurs qui se mettent en mouvement en faisant des efforts. 

 

 

Nous avons créé un outil d’analyse unique permettant de mesurer la performance RSE des évènements et des prestataires évènementiels. 

Nous mesurons la performance RSE globale, en intégrant à la fois les dimensions environnementale et sociale. 

Ce référentiel intègre : 

  • Des enjeux stratégiques environnementaux et sociaux fidèles aux normes officielles
  • Des KPI’s sectoriels
  • Une formulation des questions simple et accessible
  • Un système de notation clair 
  • Un système de pondération par enjeux et par questions  

A l'issue de l'évaluation, on obient : 

  • Un tableau de bord complet avec tous les indicateurs clés
  • Des éléments de compraison sectoriel (par type de prestataire ou d'évènement)
  • Des best practises permettant de passer au niveau supérieur
  • Un rapport d'évaluation final incluant l'ensemble du questionnaire

Organisateurs d'évènements


Beevent propose aux organisateurs les fonctionnalités suivantes : 

  • Evaluation et labelisation de la performance RSE des évènements
  • Contrôle de qualité RSE des partenaires évènementiels 
  • Sourcing évènementiel RSE via Beevent Sourcing permettant d'accéder aux prestataires labellisés Beevent
  • Accès à du contenu d'experts via Beevent Network
  • Blog actus via Beevent Stories

 

 

Les partenaires évènementiels avec lesquels vous collaborez engagent la réputation de votre société. Ils sont responsables de la qualité des évènements que vous organisez.

Si vous souhaitez devenir un acteur responsable, il est indispensable de connaitre leurs niveaux de performance RSE. 

Beevent est l'outil idéal pour engager vos prestataires à vos côtés. 

Comment Faire ? C'est très simple

Sur votre tableau de bord, lancez vos invitations en entrant simplement le nom et le mail de vos interlocuteurs. Ils recoivent une invitation, à votre nom, à créer leur espace sur Beevent. 

Une fois qu'ils auront effectué leur Audit, et avec leur consentement, vous recevrez automatiquement sur votre propre espace leurs résultats complets. 

Fini le sentiment de fonctionner avec une boite noire, la transparence devient la règle ! 

Non, Beevent est accessible gratuitement aux organisateurs. 


Evaluation évènement pour organisateur


Non, comme toutes les fonctionnalités proposées aux organisateurs, l'évaluation évènement est gratuite. 

Il est basé sur un questionnaire qualitatif portant sur 6 grandes dimensions d'un évènement : Lieu / Restauration / Activités-Expériences / Logistique / Technique-Digital / Organisation générale 

L'organisteur définit le format de son évènement en choisissant les grandes dimensions qu'il souhaite faire évaluer. 

Par la suite, il indique les personnes qui répondront aux questionnaires, répartis en 3 grandes catégories : organisateurs, prestataires (qui répondent sur leur propre sujet uniquement) et participants. Les questionnaires sont personalisés selon la population. 

Une fois collectée durant une période de 30 jours,  les informations sont ensuite traitées pour calculer les indicateurs clés de performance de l'évènement : Score RSE global / Pilier social / Pilier environnement / Scores par type de pooulation / Scores par grandes dimensions de l'évènement. 

 

L’organisateur commande son évaluation à partir de son espace membre. 

Il doit dans un premier temps rentrer les paramètres de l’évènement dont il souhaite évaluer l’impact : type d’évènement, format. 

Ils indiquent ensuite les prestataires impliqués dans son évènement : le système lui permettra de vérifier si ces prestataires sont déjà membres de Beevent ou pas. Dans le second cas, une invitation leur sera transmise pour qu’il puisse s’inscrire.

Enfin l’organisateur rentre les personnes qui doivent répondre au questionnaire d’évaluation, selon 3 catégories : 

  • Organisateurs
  • Prestataires
  • Participants

Une fois paramétré, à l’issue de l’évènement, chaque personne identifiée recevra le questionnaire on line.


Prestataires évènementiels


Beevent propose aux prestataires les fonctionnalités suivantes : 

  • Evaluation de leur performance RSE
  • Labellisation via audit réalisé par notre tiers de confiance
  • Intégration dans la plateforme de sourcing RSE 
  • Accès à du contenu d'experts via Beevent Network
  • Blog actus via Beevent Stories

Auto-évaluation et audit par tiers de confiance.

Non, l'accès à la plateforme Beevent est gratuite. Vous avez uniquement à vous incrire par mail et mot de passe.

Seul l'audit est payant pour un prestataire. 


Auto-évaluation prestataire


Dans mon tableau de bord prestataire, il me suffit de cliquer sur le bouton auto-évaluation et c'est parti !

Après avoir déterminé les paramètres de mon évaluation, je réponds au questionnaire directement. 

A l'issue de mon évaluation, j'obtiens une scorecard complète avec mes résultats détaillés (social, environnement, scoring pour chaque enjeu stratégique, comparaison avec mes concurrents). 

Le système génère également des conseils personalisés afin de m'améliorer, ainsi qu'un rapport d'évaluation complet. 

Ce processus d'auto-évaluation ne donne pas lieu à l’obtention du Label Beevent.

Non, l'auto-évaluation est gratuite. On peut effectuer autant d'évaluation qu'on le souhaite. 

C'est un entrainement qui permet de comprendre les enjeux, se familiariser avec les thématiques RSE avant d'effectuer un audit par tiers de confiance. 

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur le bouton Auto-évaluation, choisissez la prestation que vous souhaitez évaluer, et lancez-vous ! 

Le questionnaire est personalisé selon 5 grands métiers évènementiels : Lieu / Traiteur / Activité-expérience / Technique-digital / Logistique

Par ailleurs, il est décomposé en 2 grands piliers, social et environnement

Chaque pilier comporte des enjeux stratégiques RSE :

Pilier social : 11 enjeux (Sécurité, santé des employés / Qualité de vie des employés / Sécurité, santé et confidentialité des clients / Lutte contre la corruption / Droit de l'homme / Politique de l'offre et accessibilité / Relations éthiques et responsables avec prestataires / Diversité et inclusion / Développement socio-économique des territoires / Valorisation, développement et transmission des savoir-faire et du patrimoine / conduite du changement.)

Pilier environnement : 8 enjeux (Achats responsables / gestion consommation énergie / gestion consommation eau / gestion des déchets / Gaspillage alimentaire / Choix du site et accessibilité / Gestion des hébergements / Gestion des GES.)

Un système de pondération est intégré à 2 niveaux :

- Au niveau du poids des enjeux au sein des piliers

- Au niveau des questions avec l'existence de questions prioritaires. Ces questions ont un poids double par rapport aux autres et si une note de zéro est donnée sur une question, alors l'audit ne peut donner lieu à l'octroi d'un Label Beevent. 

Enfin les indicateurs calculés se font de la manière suivante :

- Score RSE global : moyenne pondérée du score de tous les enjeux

- Score pilier social : moyenne pondére du score des enjeux du pilier social 

- Score pilier environnement : moyenne pondére du score des enjeux du pilier environnement.

 

 

 

Uniquement moi. Les résultats sont disponibles sur mon tableau de bord et ne sont pas partagés. Vous pouvez par contre partager comme bon vous semble votre rapport d'évaluation PDF. 


Audit prestataire


Vous faites votre demande d'audit sur votre tableau de bord prestataire. 

Suite à celà, vous êtes mis en relation directement via la plateforme avec la société d'Audit, qui détemine avec vous le périmètre de la démarche (type d'audit, enjeux, durée, organisation pratique, tarif, rétro-planning) 

Une fois commencé, l'auditeur répond au questionnaire Beevent à travers un guide d'audit sur mesure. Il vous demande les informations nécessaires pour pouvoir évaluer votre situation sur chaque question posée. Le processus associe interviews, consultation de documents, visite sur site. 

A la fin de la phase d'audit, un entretien final est organisé pour vous présenter les résultats de votre audit, et vous proposer des solutions d'amélioration. 

L'auditeur valide avec votre accord la finalisation de l'audit, Beevent est alors alerté pour publication officielle des résultats sur la plateforme.

En cas de résultats suffisants, vous obtenez le Label Beevent, valable pour une période de 1 an. 

 

Le questionnaire est personalisé selon 5 grands métiers évènementiels : Lieu / Traiteur / Activité-expérience / Technique-digital / Logistique

Par ailleurs, il est décomposé en 2 grands piliers, social et environnement

Chaque pilier comporte des enjeux stratégiques RSE :

Pilier social : 11 enjeux (Sécurité, santé des employés / Qualité de vie des employés / Sécurité, santé et confidentialité des clients / Lutte contre la corruption / Droit de l'homme / Politique de l'offre et accessibilité / Relations éthiques et responsables avec prestataires / Diversité et inclusion / Développement socio-économique des territoires / Valorisation, développement et transmission des savoir-faire et du patrimoine / conduite du changement.)

Pilier environnement : 8 enjeux (Achats responsables / gestion consommation énergie / gestion consommation eau / gestion des déchets / Gaspillage alimentaire / Choix du site et accessibilité / Gestion des hébergements / Gestion des GES.)

Un système de pondération est intégré à 2 niveaux :

- Au niveau du poids des enjeux au sein des piliers

- Au niveau des questions avec l'existence de questions prioritaires. Ces questions ont un poids double par rapport aux autres et si une note de zéro est donnée sur une question, alors l'audit ne peut donner lieu à l'octroi d'un Label Beevent. 

Enfin les indicateurs calculés se font de la manière suivante :

- Score RSE global : moyenne pondérée du score de tous les enjeux

- Score pilier social : moyenne pondére du score des enjeux du pilier social 

- Score pilier environnement : moyenne pondére du score des enjeux du pilier environnement.

 

 

 

Le cout d'un audit est d'environ 1000 euros. Il est dépendant dans le détail du type d'Audit réalisé (Il existe en effet selon votre situation des audits complets et des audits simples dits audits documentaires). 

Ce montant permet de rémunérer notre auditeur partenaire, la société Quali Consult, avec laquelle vous signez votre contrat. 

Beevent obtient de la part de Quali Consult une commission d'apport d'affaires d'environ 10% du montant. 

 

Une démarche RSE s'évalue sur la durée. 

Pour ce faire, nous avons construit notre processus d'Audit sur une période de 4 ans, définissant un cycle complet. 

Chaque année, vous réalisez un audit de nature différente, tenant compte de votre historique et de vos évolutions. 

- Année 1 : Audit complet (incluant des visites sur site et la récupération de tous les docs justificatifs)

- Année 2 : Audit documentaire (vérification des données déjà collectées l'année précedente)

- Année 3 : Audit documentaire

- Année 4 : Audit complet 

Repasser votre audit vous permet de prolonger pour une année votre Label d'excellence Beevent.

Les résultats d'audit sont disponibles pour le prestataire évalué ainsi que pour les organisateurs validés par le prestataire.

La procédure d'audit permet de réaliser une évaluation de son niveau de performance RSE sous le contrôle d'un tiers de confiance spécialisé, la société Quali Consult, notre partenaire. 

L’audit est payant mais nous avons construit une offre simple et accessible afin de démocratiser la démarche. Le tarif est d'environ 1 000 euros et l'audit dure entre 3 semaines et 1 mois. 

L'audit permet de vérifier et de légitimer votre niveau de performance RSE, et donne lieu à l'attribution du Label Beevent. 

 

 

 


Label prestataire


A l’issue de chaque audit, le prestataire obtient le label Beevent s’il obtient un score final RSE supérieur à la moyenne.

Nous avons établit 3 niveaux de labellisation : 

  • Score final > 50, Label prestataire engagé 
  • Score final > 75, label prestataire performant 
  • Score final > 90, label prestataire inspirant

La durée de validité du Label obtenu est de 1 an. En approche de cette date, vous recevez une notification vous encourageant à renouveler votre certification.

Vous devez alors repasser un audit pour renouveler la validité de votre label Beevent. 


Beevent Sourcing


Les prestataires intègrent Beevent Sourcing une fois obtenu leur label Beevent, avec leur accord bien entendu. 

Les organisateurs accèdent au service Beevent Sourcing en se connectant, de manière gratuite. 

C’est un espace de connexion entre les organisateurs d'évènements qui souhaitent organiser des évènements RSE et les prestataires évènementiels labelisés Beevent.

Beevent sourcing intègre des outils de recherche simple et intuitif pour faciliter sa recherche de prestataires. 

Un accès pour chaque prestataire à sa "cartographie" RSE complète, avec l'ensemble du tableau de bord Beevent : scorecard, enjeux forts, rapport d'évaluation. 

Beevent Sourcing constitue la meilleure manière d’optimiser son sourcing RSE en accédant à des futurs partenaires ayant prouvé leur engagement en termes de développement durable.


Beevent Network


Quelle que soit votre position, vous pouvez postuler afin de devenir contributeur au sein de notre réseau social. 

Les critères de sélection, effectuée in fine par notre comité de pilotage, sont votre crédibilité, issus de votre parcours, de vos engagements, de vos initiatives, de vos productions, sur le thème de la RSE et de l'évènementiel. 

Nous avons réuni au sein de Beevent un comité composé de personalités disposant d’une autorité légitime pour discuter des sujets de RSE.

Ce sont elles qui déterminent qui sont les experts contributeurs. Elles sont totalement indépendantes et ne bénéficient en aucun cas d’une rémunération de la part de Beevent.

L’espace est disponible pour les prestataires, les organisateurs et les participants aux évènements. 

Il suffit juste de créer son compte personnel sur Beevent (identifiant + mot de passe)

Beevent Network est un réseau social modéré dédié aux problématiques RSE dans l’évènementiel.

Des contenus produits par des experts du domaine, appelés contributeurs, sont proposés à tous les acteurs du monde évènementiel qui souhaitent développer leurs connaissances dans le domaine, mieux comprendre les enjeux, découvrir les tendances, initiatives et bonnes pratiques, etc.

les contributeurs sont désignés par un comité de pilotage Beevent suite à un processus de validation permettant de confirmer leur crédibilité pour prendre la parole sur les sujets. 

Les contenus sont proposés via différents canaux : articles, forums de discussions et webinaires.

Les utilisateurs de la plateforme Beevent peuvent intéragir avec les contenus proposés. 

Prestataires événementiels

Devenez un prestataire engagé !

Mesurez votre niveau de performance RSE, obtenez un label référent, identifiez vos pistes d'amélioration et inspirez vous en profitant du contenu d'experts.

C'EST PARTI !

Organisateurs d’événements

Devenez un organisateur responsable !

Profitez de 3 outils pour vous engager dans une démarche durable et positive ! Evaluez l’impact de vos évènements, mesurez la performance RSE de vos partenaires, profitez d’une base de données de prestataires labellisés.

LET'S GO !

Devenir un moteur du changement, être informé des bonnes pratiques, tout comprendre de la RSE appliquée au secteur... Autant de bonnes raisons de vous inscrire.